Mos220.ru

Онлайн марафоны
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

101 совет по тайм менеджменту

101 совет по управлению временем. Часть 1

Нравится нам это или нет, но в сутках 24 часа. Всего 24 или целых 24 — вопрос вашего отношения. Чтобы успевать все задуманное, надо прекратить жаловаться на нехватку времени, а научиться эффективно им распоряжаться!

1. Просто дышите

Вот интересный факт от эксперта по медитации Тома Эванса. Продолжительность жизни черепахи составляет от 120 до 140 лет. Слон живет примерно от 80 до 90 лет. Продолжительность жизни человека, несмотря на тенденции к ее увеличению, в среднем составляет от 50 до 60 лет.

Существует множество факторов, влияющих на продолжительность жизни животных-долгожителей. Эванс отмечает, что «черепаха совершает около четырех вдохов-выдохов в минуту. Слон дышит восемь раз каждую минуту, а мы, люди, — от 12 до 15 раз».

Эванс предполагает, что, если вам хочется изменить свои отношения со временем, нужно начать дышать медленнее. Для этого задействуйте диафрагму и дышите животом так, как это делает ребенок.

«Не нужно делать это постоянно. Достаточно от семи до девяти глубоких и медленных вдохов перед любой творческой задачей. Или в случае стресса. Медленное дыхание работает особенно хорошо, если вы куда-то опаздываете. Дышите медленнее, и вы расширите время», — советует Том Эванс.

2. Семь раз отмерьте, один отрежьте

Эта знаменитая пословица учит все делать правильно с первого раза. Перепроверяйте свою работу, чтобы не тратить кучу времени на исправление ошибок.

3. Выключите телевизор

Согласно исследованиям, большинство из нас от 8 до 10 месяцев своей жизни тратит на просмотр телевизора. Плюс еще восемь месяцев обсуждает сюжеты и персонажей. Вместо того, чтобы потреблять столько ненужной информации, потратьте время на более высокие цели.

4. Сначала съешьте лягушку

«Если с утра вы съели лягушку, то весь оставшийся день будете спокойны и удовлетворены. Ведь самое худшее уже произошло», — пишет Брайан Трейси.

Ваша «лягушка» — это самая важная и неприятная задача, которую вы все время откладываете на потом. Разберитесь с ней с самого утра и живите дальше спокойно.

5. Составьте свое «энергетическое» расписание

К слову о лягушке. Разбираться с ней тогда лучше тогда, когда у вас больше всего энергии и сосредоточенности. Понаблюдайте за собой и выделите «волшебные часы», когда вы полны сил. Обычно это время наступает через 2,5 часа после пробуждения. Создайте расписание, исходя из энергетических циклов — и вы обеспечите себе максимально возможную производительность.

6. Просыпайтесь раньше

Вам нужно больше времени? Все просто. Начните просыпаться раньше. Так у вас появятся лишние часы, чтобы читать, отвечать на электронные письма и правильно планировать свой день.

7. Записывайте хронометраж

Дневник времени — это простой способ узнать, как именно вы проводите свое время. Записывая за собой в течение месяца или двух, вы обнаружите своих хроновампиров, на которые тратите больше всего времени, и сможете повлиять на производительность.

8. Используйте время ожидания

Допустим, у вас назначен визит к врачу. Всегда имейте с собой что-то полезное. Книгу, которую вы давно хотели прочитать, мобильный телефон, чтобы просмотреть письма или блокнот с ручкой, чтобы делать наброски для вашей будущей статьи или книги.

9. Разгрузите голову

Составьте полный список того, что необходимо сделать. Не позволяйте всей этой операционке храниться в мозгу и перегружать его.

10. Делайте запасы

Например, если вы готовите обед, сделайте в два раза больше порций и лишнее заморозьте. Таким образом, вы сэкономите время на приготовление еды на следующий день.

11. Пересмотрите обязательства

Один из наиболее эффективных способов получить больше времени — это устранить те обязательства, которые, в общем, являются пустой тратой времени. Они только уничтожают ваше время, энергию и внимание, а вы не получаете в ответ ничего. Затем просто вычеркните эти непродуктивные обязательства из календаря и забудьте про них навсегда.

12. Будьте решительнее

Время, пока вы дрейфуете на волнах сомнений, можно потратить гораздо более продуктивно. Принимайте быстрые решения, и двигайтесь дальше.

13. Составляйте списки

Составляйте списки не только нужных дел, но и ненужных. Так вы не дадите увести себя не туда, и дела не выйдут из-под контроля.

14. Пересмотрите свои стандарты

Разумеется, вы хотите, чтобы ваш дом и офис были чистыми и хорошо организованными. Но не стоит гоняться за безупречным классом чистоты. Чуть снизив планку, вы сэкономите массу времени и энергии. Например, чтобы не тратить время на мытье душевой кабины каждую неделю, приучите себя вытирать ее каждый раз после использования. Всего пару минут — а в результате сэкономите час-полтора на генеральной уборке.

15. Выделите на неделе специальные «сервисные дни»

Сгруппируйте уборку дома, стирку и мелкие бытовые дела по определенным дням. Например, пылесосите и стираете вы в понедельник и четверг, а в остальные дни даже не вспоминаете об этом. Таким образом, бытовуха не будет занимать место в вашей голове, и вы сможете сосредоточиться на более важных задачах.

16. Группируйте похожую работу

Всегда есть похожие друг на друга задания и дела. Совмещайте их. Например, один день в неделю тратьте исключительно на поездки, другой — на переписку, третий на встречи, собрания и совещания.

17. Избегайте лишних маршрутов

Если собираетесь встретиться и пообедать с клиентом в центре города, подумайте, а нет ли у вас каких-то дел, которые можно было бы сделать в местах поблизости от ресторана. Таким образом, вы сократите лишние передвижения, а это сильно экономит время.

18. Изучите сочетания клавиш

Сколько времени вы проводите за компьютером? Если много, имеет смысл изучить сочетания клавиш, чтобы ускорить процессы работы и серфинга в интернете.

19. Сокращайте тексты электронных писем

Пусть они будут короткими и точными. Так вы сэкономите не только свое время, но и время вашего собеседника. Я стараюсь ограничивать все свои письма пятью предложениями.

20. Делегируйте

Вместо того чтобы выполнять рутинные задания самостоятельно, передавайте их кому-то другому на аутсорсинг, а сами сосредотачивайтесь на стратегических задачах.

21. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Определенные задачи, такие как планирование встреч или ежемесячная оплата счетов, можно автоматизировать с помощью программного обеспечения.

22. Пересмотрите расписание

Да, не спорю, это банальный совет. Но он не лишен смысла. Просмотрите все свои действия на предмет того, помогают ли они достичь ваших сегодняшних целей или нет. Вы также должны проанализировать привычные действия, которые больше не соответствуют вашему рабочему графику.

23. Работайте четыре часа в день

Вы слышали об исследованиях, которые подтверждают, что самое эффективная работа длится только четыре часа в день? Попробуйте такой график. Это не значит, что оставшееся время нужно бездельничать. Все дело в том, чтобы определить, когда вы максимально продуктивны и не терять этого времени. Пусть эти 4 часа станут временем чистого действия, сосредоточьтесь на самых важных задачах. А остаток дня проведите отдыхая, выполняя менее сложные задачи и практикуясь в своих навыках.

24. Уберите многозадачность

Многозадачность не работает. Вернее, она заставляет нас работать больше, чем нужно. И еще больше времени тратить на переключения с одной задачи на другую. Вместо этого стоит освоить навык концентрации на одной-единственной задаче за раз. Тренируйте свой мозг замедлять бег мыслей.

25. Не вините себя

Что произойдет, если вы сорветесь с поводка тайм-менеджмента и ударитесь во все тяжкие? Уверен, вы будете очень недовольны собой. Но это бессмысленно. Прекратите тратить свое время на неконструктивное чувство вины.

Иногда это случается со всеми. Чтобы использовать время с максимальной эффективностью, попробуйте следующие системы производительности.

26. Техника «Помодоро»

Предполагает использование таймера. Разделите все свое рабочее расписание на 25-минутные периоды сосредоточенной работы и 5-минутные перерывы между ними.

27. Метод «Скованные одной цепью»

Я его называю еще метод Сейнфельда. Джерри Сейнфельд использовал настенный календарь и красный маркер. Маркером он зачеркивал дни, когда работал над книгой. Если у вас есть какой-то продолжительный по времени проект, с самого первого дня работы начните закрашивать дни на календаре. Тогда через неделю у вас появится красная цепь. Продолжайте — и цепь будет расти каждый день. Вам понравится видеть свой прогресс. И вам точно не захочется разрывать эту цепочку днем безделья.

28. «Двухминутное правило» Дэвида Аллена

Писатель Дэвид Аллен советует: если задача займет не более двух минут — сделайте это сейчас — и забудьте про нее.

29. Пятиминутки от Илона Маска

Создатель компаний Tesla и SpaceX все меряет пятью минутами. Даже собственный обед. Это делает его весьма продуктивным, и не дает забыть, что даже пять минут требуют осмысленных действий.

30. Метод вопросов

Каждое утро начинайте с трех вопросов: что вы должны сделать сегодня для решения текущих вопросов? Что вы должны сегодня сделать для вашего лучшего будущего? Что вы хотите сделать, чтобы вы получить удовольствие от момента «здесь и сейчас»?

Ответив себе, вы начнете свой день «с правой ноги», держа в фокусе внимания одновременно производительность и уровень счастья.

31. Матрица Эйзенхауэра

Эта стратегия организации задач была разработана президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Используя матрицу решений, вы сможете проранжировать свои действия на основе всего двух признаков:

  • Срочные и важные (задачи, которые нужно делать немедленно);
  • Важные, но не срочные (задачи, которые вы планировать более свободно);
  • Срочные, но не важные (задачи, которые вы можете делегировать кому-то);
  • Несрочные и неважные (задачи, от которых можно просто отказаться);

Эту матрицу можно использоваться как для глобального планирования жизни, так и для небольших ежедневных планов.

Читать еще:  Менеджер по управлению

32. Небо, самолет, работа

Несколько лет назад региональная авиакомпания Hughes Air West заказала исследования, чтобы узнать, какова эффективность работы во время полета в бизнес-классе.

Обнаружилось, что один час непрерывной работы в самолете эквивалентен трем часам работы в обычном офисе. Ключевое слово — «непрерывной». Если вы заранее спланируете и организуете свою работу на борту самолета, вы увеличите свою производительность. Этот же подход следует применять и в своей повседневной жизни, не забывая о важности планирования и организации.

33. Следуйте своим циклам

Психофизиологи доказали, что наши физические тела созвучны определенным природным ритмам. Циклы напряжения и расслабления сменяют друг друга через каждые 90-120 минут. Это кажется немного сложным, но идея состоит в том, что вы можете понаблюдать за собой и выяснить время своих циклов. А затем придерживаться логики: сосредоточенно действовать на пике состояния и отдыхать на спаде.

Остальные советы вы сможете прочитать в следующей части статьи.

Еще больше полезных советов на портале «Психология эффективной жизни» .

10 лучших книг по управлению временем

В суете сегодняшних дней очень сложно распределить время и сформировать свой день так, чтобы все успеть. Поэтому в этой статье мы для вас собрали десять самых полезных книг по тайм-менеджменту. Главное, найдите теперь время, чтобы их прочесть.

1. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. Дэн Кеннеди.

Эта книга изначально предназначена для предпринимателей, но она отлично подойдет для творческих людей, у которых всегда есть масса дел на примете, а также для фрилансеров. В книге нет ничего лишнего. Она вам расскажет 13 безжалостных истин тайм-менеджмента, научит видеть ненужные и отнимающие время дела и в целом поможет вам стать крайне собранным человеком.

2. Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут. Штаффан Нётерберг.

Весьма интригующее название, не правда ли? В этой книге автор делится с читателем простым, но действенным способом правильного управления временем. Этот метод Штаффан Нётерберг называет «метод помидора». Мы бы могли рассказать вам, что это за метод, но тогда станет совсем неинтересно читать книгу. Просто поверьте, это работает.

3. 101 совет по тайм-менеджменту. Александр Яныхбаш.

Весьма простая и маленькая книга, которая с помощью 101 совета поможет вам самоорганизоваться и справиться с ленью. Она подойдет каждому, вне зависимости от поля деятельности. А карманный формат книги позволит носить ее с собой повсюду.

4. Экстремальный тайм-менеджмент. Николай Мрочковский, Алексей Толкачев.

Книга написана в форме весьма интересного романа, что делает ее более простой для восприятия. С помощью нее, вместе с главным героем, вы постепенно будете учиться управлять своим временем. Ценности книге прибавляет то, что она написана двумя достаточно успешными бизнесменами, а они уж знают, как управлять временем.

5. Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе. Тимоти Феррис.

Название книги очень похоже на вопрос, который каждый хотя бы раз, но задал себе. Она рассказывает о так называемых «новых богатых», которые хотят вести полную и роскошную жизнь, не откладывая ее на потом. Автор рассказывает о том, как стать представителем этого типа людей, управляя своим временем.

6. Как привести дела в порядок. Дэвид Аллен.

Книга является результатом двадцатилетнего труда и опыта Дэвида Аллена. Автор поможет разгрести завалы уже имеющихся дел и определить приоритеты спланированных. Прочитав эту книгу, вы сможете идеально наладить механизм своей жизни и начать ею наслаждаться, сохраняя своя сознание ясным и снизив уровень стресса до минимума.

7. 365 дней очень творческого человека. Яна Франк.

Ни один бизнесмен или офисный работник не поймет, насколько сложно творческому человеку организовать свое время, а главное, организовать самого себя. Книга, написанная успешным дизайнером на основе ее собственного опыта, расскажет вам, как наметить себе самые главные цели, как определить самую лучшую идею, как уложиться в сроки и многое другое.

8. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Глеб Архангельский.

Книга, которая разошлась тиражом более 100 000 экземпляров, расскажет вам о том, как справляться и «упаковывать» свои дела в рамки суток. Автор отвечает на вопрос, точно волнующий вас, раз вы читаете эту статью, – «Как успевать больше?». Написанная в простой и пошаговой форме, эта книга даст вам ответ не только на этот вопрос, но и на многие другие.

9. Цельная жизнь. Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен

Эта книга возглавляет рейтинги продаж в США, и это неудивительно. Она поможет справиться с главными врагами современного человека: нехваткой времени, средств, отсутствием гармонии между работой и личной жизнью. Книга «Цельная жизнь» подойдет всем, кто не хочет провести свою жизнь на работе, пожертвовав семьей и друзьями.

10. Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать. Брайан Трейси.

Книга основана на методе Марка Твена «съедать лягушку» первым делом. Имеется в виду выполнение неприятного и рутинного задания в начале дня. Брайан Трейси руководствуется этим методом в своей книге и рассказывает, как управиться со своими делами и распределить обязанности так, чтоб еще осталось время на себя самого.

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

Читать еще:  Менеджмент для начинающих

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

7 золотых советов по тайм-менеджменту, которые вам точно пригодятся

Снова завал дел и «я ничего не успеваю? Всё ещё помните обещание, данное самому себе на прошлой неделе по поводу чёткого планирования важных дел, разграничения времени работы и отдыха, а также минимизации количества кофе-брейков? Пора перестать ругать себя за невыполненные и «провисающие» задачи: мы расскажем вам о секретах расстановки приоритетов в будни, которыми пользуются ведущие топ-менеджеры, и камня на камне не оставим от вашего плохого настроения в конце рабочего дня.

Я весь внимание

Итак, 9-ый час понедельника, вы — в полной боевой готовности у ноутбука или у ежедневника, просматривая план на день. Во-первых, сначала точно убедитесь, что эта фраза про вас, и план на день у вас действительно есть. Желательно, чтобы он включал в себя как глобальные, так и мелкие задачи, чтобы вы могли видеть всю картину в целом. Приступайте к самым срочным, «горящим» проектам и попробуйте кое-что новенькое — сделать дело и только потом гулять смело.

Уберите подальше смартфон, напишите в Instagram stories, что вы обязательно вернётесь и отложите чтение бестолковых рекламных писем на почте.

Непривычно? Вам в помощь секретная японская методика: любому делу, будь то написание текста или составление годового отчёта, необходимо уделить в самом начале ровно 5 минут, не отвлекаясь от него ни на секунду. Через неделю попробуйте увеличить время до 15 минут, затем — до часа. Наслаждайтесь результатами.

Мелочи жизни

Рекламный спам — как неуёмный работник, которого заставили трудиться не покладая рук. Если вы находитесь в твёрдой уверенности, что вам не нужны новые детские коляски с 15%-ной скидкой или озеленение приусадебных участков недорого, потратьте в конце рабочего дня 20 минут на то, чтобы наконец отписаться от навязчивых рассылок сайтов с купонами.

Вспомните: сколько раз было такое, что письмо подобного содержания «всплывало» в момент, когда вы как раз набрели на ту самую «идею икс»? «Мелочи, которые отвлекают нас от покорения мира» — так мог бы называться эпос про надоедливые email-, а также sms-рассылки. Если вы просто попробуете уделять чтению почты первые полчаса в начале рабочего дня или сразу после обеда, времени на завоевание планеты останется в разы больше.

Электронный «друг»

Поднимите руку те, у кого на столе так и валяется подаренный на Новый год толстый ежедневник без единой написанной в нём строчки. Вы не любите записывать планы и задачи в столбик, но очень любите искать по всему столу и под ним цветные листики-стикеры, ваш торопливый росчерк пера на которых может понять теперь только квалифицированный специалист по руническому письму. Или другой вариант: все задачи на день у вас сияют в виде чернильных галочек на запястье, и узнать, какая к чему относится, тоже представляет собой отдельное дело для профессионала.

Либо откройте наконец свой красивый ежедневник, либо записывайте важную информацию в «заметки» на телефоне, которые можно синхронизировать с Google-календарём. Сможете переставлять местами приоритетные и не очень задачи, а также с неприкрытым удовольствием удалять те, что удалось выполнить.

«Я подумаю об этом завтра сегодня»

Запомните новое правило: если какая-либо задача по времени занимает не более 10 минут, аккуратно записывать её красивыми вензелями в ежедневник или вносить в Google-календарь не надо. Приступайте к ней немедленно, особенно, если известная фраза Скарлетт О’Хара точнее прочих передаёт суть вашего девиза по жизни. Вам в помощь — настенные офисные или экранные часы смартфона, однако, если вы хотите успевать всё с точностью до секунды, а заодно грамотно поддерживать имидж успешной бизнес-леди, выбирайте более статусную вещь — стильные и надёжные наручные часы: любые из коллекции Allure обязательно сыграют вам на руку.

Если же на выполнение какого-то дела необходимо побольше времени, смело добавляйте новую строку в своё расписание, снабдив её конкретным временным указателем. Например, «начать в два часа дня, сразу после кофе с круассаном». Приятный бонус: кофе с круассаном включите в план тоже.

Разделяй и властвуй

Вот и настал тот самый страшный час, когда приходится приступать к составлению двадцатислайдовой презентации в PowerPoint. Или писать материал на тему из области нейролингвистического программирования. Или ломать голову над наиболее оптимальным планом «холодных» телефонных звонков по базам для разной целевой аудитории. Вы столько раз откладывали эту задачу, что сейчас просто не знаете, куда спрятаться от навалившегося чувства безысходности.

Возьмите на вооружение следующий совет: разделите задачу на пункты и выполняйте их строго по одному. Для презентации сначала запросите изображения. Для текста набросайте план. Составление базы не начинайте без изучения ЦА. Начните с малого и не хватайтесь сразу за всё.

Генеральная уборка

Пустой стакан из-под кофе ожидает мусорное ведро, зонтик и упаковку влажных салфеток — тумбочка, а ворох ненужных бумаг, пригодных для печати — место прямо около принтера, но никак не ваш стол. Представьте, что можно искать нужный документ или флешку, не покрываясь испариной и без успокоительного.

А ещё, уже доказано, что вам никак не удаётся подобрать нужное слово для статьи или вычислить количество сотрудников, получивших в этом месяце аванс, именно из-за растущей горы мусора на рабочем месте, которая мешает акцентировать внимание и структурировать мысли. Так разложите наконец всё по полочкам и «внутри», и снаружи.

Потехе—час

Вот он, долгожданный обеденный перерыв. Срочно прекращайте рабочие звонки и ни в коем случае не назначайте на выделенный час деловые встречи. Отложите в сторону телефон: десяток лишних лайков фотография Барсика подруги наберёт и без вашего непосредственного участия. В летнюю пору идеальный вариант — выйти на свежий воздух и пообедать на веранде любимого кафе. В холодное время года — обязательно встать из-за рабочего стола и дойти до столовой, разминая суставы, а не обедать, уставясь на своего визави в виде монитора с клавиатурой.

Если в вашей компании есть специальные комнаты релаксации, то наконец узнайте «зачем на них тратят деньги, если туда никто не ходит». Послушайте новую скачанную музыку. Закажите входные билеты на модную open-air-площадку. Выберите необычное место, куда вы отправитесь вместе с семьей или друзьями в выходные. И начинайте предвкушать, возвращаясь за рабочий стол!

А у вас есть собственные секреты по планированию рабочих дел, которые постоянно вас выручают? Делитесь ими в комментариях!

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», — Джексон Браун-младший.

Читать еще:  Финансовый менеджер приложение

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector